Zásady ochrany osobních údajů

1. Obecná ustanovení

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „GDPR“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost, jako správce osobních údajů, zpracovává o fyzických osobách při poskytování svých služeb/zboží a k jakým účelům a jak dlouho Společnost tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží a jak je mohou uplatňovat.

Tyto Zásady se týkají zpracování údajů našich zákazníků, tedy Vás, pokud jste fyzickou osobou a/nebo Vašich zaměstnanců či členů orgánů, pokud jste právnickou osobou, či návštěvníků internetových stránek Společnosti, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícímu Vašemu postavení vůči Společnosti.

Veškeré služby, které poskytujeme, jsou určeny pro Vás jakožto našeho Klienta, který jedná v rámci své obchodní nebo jiné podnikatelské činnosti a/nebo při výkonu svého povolání pro svého zaměstnavatele, který je naším klientem (dále jen „Klient“ nebo „Vy“).

Tyto Zásady jsou účinné od 5. května 2026 a jsou vydány v souladu s GDPR za účelem zajištění informační povinnosti Společnosti jako správce dle čl. 13 GDPR.

2. Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je Společnost, kdy aktuální kontaktní údaje jsou dostupné v sekci kontakty.

3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Společnost není povinna jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl ve společnosti jmenován.

ArtCode Agency s.r.o. jako správce osobních údajů můžete kontaktovat přímo na adrese: ArtCode Agency s.r.o., Uralská 689/7, 160 00 Praha 6, Tel.: +420 605 027 119, E-mail: Info@artcode-agency.cz.

4. Kategorie osobních údajů zpracovávaných společností ArtCode Agency s.r.o.

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, tedy Vám, kterou je Společnost schopna Vás identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může Společností docházet ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

4.1 Základní osobní identifikační údaje

Jedná se o takové údaje, které jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy s Vámi a jedná se zejména o následující osobní údaje:

• akademický titul;
• jméno a příjmení;
• datum narození;
• rodné číslo;
• rodné příjmení;
• osobní údaje vztahující se k průkazům totožnosti zákazníka (pas, občanský průkaz, řidičský průkaz a obdobné), kdy se zpracovává č. takového průkazu totožnosti, orgán, který jej vydal a jeho platnost;
• Vaše pracovní pozice (v případě, že naše služby/zboží objednáváte jako zástupce společnosti);
• Vaše postavení jakožto orgánu společnosti, která je naším klientem;
• IČO, DIČ;
• platební údaje;
• podpis.

4.2 Kontaktní údaje

• jméno a příjmení;
• e-mail;
• telefonní číslo;
• doručovací adresa.

4.3 Platební údaje související s poskytovanou službou

• údaje o čísle bankovního účtu;
• údaje o provedených platbách;
• daňové doklady.

4.4 Osobní údaje zpracovávané v souvislosti se zakládáním tzv. ready-made společností

Jedná se o takové údaje, které jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy s Vámi a které jsou vyžadovány v souvislosti s plněním zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“).

• jméno a příjmení;
• datum narození;
• rodné číslo;
• rodné příjmení;
• osobní údaje vztahující se k průkazům totožnosti zákazníka (pas, občanský průkaz, řidičský průkaz a obdobné), kdy se zpracovává č. takového průkazu totožnosti, orgán, který jej vydal a jeho platnost;
• Vaše postavení jakožto orgánu společnosti, která je naším klientem.

4.5 Záznam e-mailové a písemné komunikace

Jedná se zejména o osobní údaje obsažené v e-mailové a písemné komunikaci s Klientem.

5. Účel, doba a právní důvod zpracování osobních údajů

5.1 Zpracování z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti

5.1.1 Zpracování osobních údajů při plnění smluvní povinnosti

Aby Vám mohla Společnost poskytovat své služby, potřebuje znát Vaše osobní údaje, které musí dále poté i zpracovávat. Vaše osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb, která je uzavřena mezi Klientem a Společností, kdy právním titulem zpracování je tedy plnění smlouvy.

Pro tyto účely jsou zpracovávány osobní údaje v rozsahu Základních osobních identifikačních údajů, jak jsou definovány v čl. 4.1 těchto Zásad.

Takto zpracovávané osobní údaje od Vás získáváme přímo při uzavírání smlouvy o poskytování služeb a zároveň i před uzavřením této smlouvy, a to v průběhu vyjednávání o obsahu smlouvy.

Tyto osobní údaje jsou Společností zpracovávány pouze po dobu existence smluvního vztahu mezi Klientem a Společností a dále po dobu obecné promlčecí lhůty od ukončení smluvního vztahu mezi Vámi a Společností.

5.1.2 Zpracování osobních údajů při plnění zákonné povinnosti

Při poskytování služeb je Společnost povinna plnit povinnosti vyplývající z následujících právních předpisů, a to zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „ZoÚ“); zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „ZDPH“), AML zákon.

Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy na fakturách či jiných dokladech) nebo na dokladech souvisejících se vznikem společnosti. Uvedené právní předpisy ukládají Společnosti tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let.

5.1.3 Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu

V případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek nebo bychom platbu od Vás vůbec neobdrželi, případně nám z Vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků Společnosti.

5.1.4 Zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu

Společnost zpracovává Vaše osobní údaje zásadně v případech, kdy to tak vyžaduje zákon, kdy je zpracování údajů potřeba pro plnění smlouvy nebo kdy se tak děje na základě oprávněného zájmu Společnosti. Pouze výjimečně zpracováváme osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, a to v souladu s účelem a po dobu uvedenou v tomto souhlasu.

6. Kterým třetím stranám osobní údaje předáváme

Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané Společností, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od Společnosti a nesmí je využívat jinak.

Jedná se zejména o:

• externí právní zástupce, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů;
• externí poskytovatele účetních a daňových služeb;
• externí poskytovatele služeb správy IT systémů, počítačové sítě a hardware;
• soubory cookies, které zpracováváme v případě, že navštěvujete naše webové stránky.

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany Vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává Vaše osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

7. Zabezpečení osobních údajů

Společnost zavedla a udržuje nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší péčí o uživatele a ohledem na jejich práva, odpovídající možnému hrozícímu riziku pro subjekty údajů.

Zároveň zohledňuje stav technologického vývoje s cílem chránit osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k citlivým údajům a dokladům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uložena osobní data, a další.

Pracovníci Společnosti jsou vázáni povinností mlčenlivosti o všech skutečnostech týkajících se Vás, a to i po skončení pracovního poměru.

8. Vaše práva k osobním údajům

Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat příslušné informace, můžete nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu Info@artcode-agency.cz nebo písemně na adrese sídla Společnosti.

Odpovíme Vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

8.1 Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, včetně potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a informací o účelech zpracování, kategoriích údajů, příjemcích, době zpracování a dalších skutečnostech dle GDPR.

8.2 Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás Společnost zpracovává.

8.3 Právo na výmaz osobních údajů

Dle čl. 17 GDPR máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.

8.4 Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR máte právo na omezení zpracování, pokud budete popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podáte námitku proti jejich zpracování.

8.5 Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR máte právo na přenositelnost údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

8.6 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů Společností.

8.7 Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud udělíte Společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů, je možné jej kdykoliv odvolat, a to písemně na adresu sídla Společnosti nebo prostřednictvím e-mailové adresy Info@artcode-agency.cz.

8.8 Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání Vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

9. Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Tímto Vás upozorňujeme, že tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad se stanou účinnými po jejich zveřejnění na webových stránkách Společnosti.